GUGUS KENDALI MUTU (GKM)

GUGUS KENDALI MUTU (GKM)

MAKSUD

GKM adalah suatu sistem dalam manajemen usaha yang ditujukan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas dan mutu produksi, dalam rangka meningkatkan daya-saing produk yang dihasilkan. Sistim ini dilaksanakan melalui pemasyarakatan cara pandang, cara analisa dan diagnosa dan solusi sesuatu masalah (inefisiensi, produktivitas rendah dan rendahnya mutu pekerjaan/produk) di lingkungan kerja seluruh jajaran SDM perusahaan, sehingga dapat membentuk kebiasaan (habit) yang diterapkan dalam etos kerja dan budaya produksi kompetitif.

Fungsi dan kegunaan GKM adalah
(1) Penerapan/pentradisian GKM di lingkungan perusahaan IKM akan ikut mempercepat sosialisasi budaya produksi kompetitif melalui praktek nyata dalam kehidupan perusahaan sehari-hari, sehingga hasilnya akan jauh lebih efektif daripada sistim ceramah teori yang sering terkendala oleh daya-serap peserta dari kalangan IKM dan
(2) Apabila pemasyarakatan GKM dapat diterapkan semakin meluas di kalangan IKM, hal ini akan berdampak positif bagi kemajuan dan pertumbuhan IKM terutama oleh faktor pendorong knowledge-based.

Maksud pelatihan GKM adalah untuk menghasilkan suatu konsep baru untuk meningkatkan mutu dan dan produktivitas kerja industri/jasa.
Pengertian GKM di dalam perusahaan adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri 3 - 8 orang dari unit kerja yang sama dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.
GKM ini adalah untuk mendaya gunakan seluruh asset yang dimiliki perusahaan/instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dan produktivitas, nilai tambah serta meningkatkan keuntungan semua pihak termasuk produsen, karyawan, konsumen maupun pemerintah.

TUJUAN

Tujuan GKM adalah untuk mendayagunakan seluruh aset yang dimiliki perusahaan/instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dalam arti luas.

Tujuan penerapan GKM, antara lain untuk :
1. Peningkatan mutu dan peningkatan nilai tambah.
2. Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya
3. Peningkatan kemampuan penyelesaian pekerjaan sesuai target
4. Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku
5. Peningkatan hubungan yang secara antara atasan dan bawahan.
6. Peningkatan ketrampilan dan keselamatan kerja
7. Peningkatan kepuasan kerja.
8. Pengembangan tim (Gugus Kendali Mutu)


1. SARANA PENGENDALIAN MUTU

Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian mutu, GKM memutar roda Deming (PDCA) dan melakukan 8 langkah dan 7 alat secara berkesinambungan yaitu :

a. DELAPAN LANGKAH
Delapan Langkah yang digunakan meliputi :
P berarti “Planning” (perencanaan) meliputi 4 langkah yaitu :
L1 : Menentukan pokok masalah
L2 : Membahas penyebab
L3 : Menguji Penyebab
L4 : Menyusun rencana penanggulangan
D berarti “Do” (pelaksanaan) meliputi 1 langkah yaitu :
L5 : Pelaksanaan penanggulangan
C berarti “Check” (meneliti hasil) meliputi 1 langkah yaitu :
L6 : Meneliti hasil
A berarti “Action” (tindakan) meliputi 2 langkah yaitu :
L7 : Standarisasi
L8 : Langkah berikutnya

b. TUJUH ALAT

Tujuh alat yang digunakan meliputi :

1) Check Sheet aatau Lembar Pengumpul Data

Check Sheet adalah merupakan alat yang mutlak diperlukan bagi mereka yang melaksanakan penelitian dan pengendalian kualitas atau kuantitas barang ataupun jasa. Karena dari data yang didapat /dikumpulkan dapat mengambil suatu gambaran, kesimpulan ataupun keputusan yang akurat. Tanpa mempunyai data membuat pengambilan kesimpulan/keputusan ataupun rencana tindakan hanya berdasarkan kira-kira saja, sehingga bukan suatu yang mustahil akhirnya kesimpulan/keputusan akan jauh dari yang diharapkan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Check Sheet, antara lain :
- Sasarannya harus jelas
- Keterangan yang diperlukan memenuhi sasaran
- Dapat diisi dengan mudah dan cepat
- Dapat disimpulkan dengan cepat
Secara umum Check Sheet dibagi dalam 3 jenis dengan fungsinya masing-masing :

a) Check Sheet
Suatu lembaran yang berisi bahan-bahan keterangan yang telah ditentukan sasaran/keperluannya dengan kolom jumlah/ukuran barang atau kegiatan yang diperiksa dengan penentuan waktu yang teratur ataupun bebas.
Fungsi Check Sheet :
- untuk menghitung jumlah produksi/jasa yang dihasilkan
- untuk menghitung kerusakan/kesalahan produk yang dibuat
- untuk mengukur bentuk (panjang/volume hasil produksi)
- untuk mengukur keadaan/kondisi alat/hasil produksi
- untuk mengukur waktu proses pekerjaan

b) Check List
Suatu lembaran yang berisi bahan-bahan keterangan yang telah ditentukan sasaran/keperluannya, kegiatan yang dicocokkan keberadaanya/jumlahnya dengan penentuan waktu yang tertentu

Fungsi Check List
- untuk mencocokkan ukuran hasil produksi dengan standar
- untuk mencocokkan jumlah pengiriman dengan pesanan
- untuk mencocokkan barang dengan jumlah yang dibawa/dikirim
- untuk mengontrol jenis barang yang dibeli

c) Check drawing
Suatu lembaran yang berisi gambar barang yang telah ditentukan untuk diperiksa keadaannya dan setiap barang menggunakan lembar yang berbeda.
Fungsi Drawing :
- untuk menunjukkan posisi/lokasi kerusakan
- untuk mencocokkan posisi pemasangan bagian barang produksi
- untuk pengontrolan lokasi masalah yang akan/telah diselesaikan

2) Diagram Pareto

Diagram Pareto adalah kombinasi dua macam bentuk grafik yaitu grafik kolom dan grafik garis, berguna untuk :
- menunjukkan masalah utama/pokok masalah
- menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan
- menunjukkan perbadingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan

3) Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram)

Disebut juga “ Grafik Tulang Ikan”, yaitu diagram yang menunjukkan sebab akibat yang berguna untuk mencari atau menganalisa sebab-sebab timbulnya masalah sehingga memudahkan cara mengatasinya.
Penggunaan Analisis Sebab Akibat :
- Untuk mengenal penyebab yang penting
- Untuk memahami semua akibat dan penyebab
- Untuk membandingkan prosedur kerja
- Untuk menemukan pemecahan yang tepat
- Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan
- Untuk mengembangakan proses

4) Histogram

Histogram adalah bentuk dari grafik kolom yang memperlihatkan distribusi yang diperoleh bila mana dat dalam bentuk angka telah terkumpul. Meskipun suatu histogram dibuat berdasarkan contoh data, namun tujuannya adalah untuk memberikan saran mengenai kemungkinan distribusi keseluruhan data (populasi) yang contoh datanya diambil. Dalam Histogram, nilai dari peubah berkesinambungan digambarkan pada sumbu horizontal yang dibagi dalam kelas atau sel yang mempunyai ukuran sama. Biasanya ada satu kolom untuk tiap kelas dan tingginya kolom menggambarkan jumlah terjadinya nilai data dalam jarak yang digambarkan oleh kelas. Histogram ini dipakai untuk menentukan masalah dengan melihat bentuk dan sifat dispersi dan nilai rata-rata.


6) Grafik

Grafik adalah kumpulan data yang dinyatakan dalam bentuk gambar secara sistematis
Gunanya grafik :
a) Mempermudah, memperjelas serta mempercepat pembacaan data
b) Dapat memaparkan data yang lalu dan data yang baru sekaligus
c) Dapat melihat dengan jelas perbadingan dengan data lain yang berhubungan
d) Untuk membantu/mempermudah manganalisa dalam pengambilan keputusan
Berbagai jenis grafik digunakan, yang pemakaiannya tergantung pada tujuan analisis.

Jenis-jenis grafik adalah :
a) Grafik Garis (Line Graph)
b) Grafik Kolom/Balok (Bar Graph)
c) Grafik Lingkaran (Circle Graph)

2. PERANGKAT GKM

Perangkat-perangkat GKM adalah Fasilitator, Ketua GKM, Anggota dan Pimpinan Organisasi. Setiap perangkat tersebut mempunyai tugas dan fungsi masing-masing sebagai berikut

a. Fasilitator

Fasilitator adalah seorang pembimbing dalam memecahkan persoalan/masalah yang dihadapi dan sekaligus meribah sikap mental para karyawan khususnya anggota GKM diperusahaan yang bersangkutan, agar para karyawan menyadari sepenuhnya bahwa seluruh karyawan wajib menjaga dan meningkatkan mutu produk dari perusahaannya.

Tugas utama yang harus dilakukan oleh seorang fasilitator adalah :
1) Memilih objek perusahaan industri/pedagang kecil untuk komoditi tertentu, kemudian membentuk dan membimbing GKM yang telah dipilihnya
2) Mengarahkan aktivitas GKM dalam berbagai tahap yaitu :
a) Permulaan
b) Latihan
c) Pengembangan
d) Pendewasaan
e) Penutupan
3) Membimbing GKM untuk mengadakan pertemuan kelompok secara periodic sekurang-kurangnya sekali dalam satu minggu guna mencari masalah pokok dan mencari pemecahan masalah tersebut hingga tuntas.
4) Memberikan cara-cara menetapkan judul/masalah, mencari penyebab (diagram tulang ikan), pemecahan masalah (8 langkah 7 alat), pembuatan risalah dan presentasi
5) Memberikan saran-saran pemecahan masalah apabila terjadi kemacetan
6) Mencari ide-ide
7) Melakukan evaluasi terhadap hasil GKM dalam rangka penyempurnaan/seleksi kelompok GKM, dan untuk melaksanakan tindak lanjut program selanjutnya.
8) Mengorganisir pertemuan-pertemuan informal
9) Mendampingi kelompok GKM selama mengikuti Konvensi.
10) Membuat laporan kegiatan GKM kepada Koordinator Fasilitator

Seorang Fasilitator adalah yang telah memperoleh pelatihan Fasilitator dan memiliki pengetahuan tentang pekerjaan dalam organisasi perusahaan industri/perusahaan dagang, antara lain :
1) Operasi dari perusahaan industri/dagang
2) Jasa produksi
3) Hubungan dengan penjualan/pembelian
4) Manajemen perusahaan

b. Ketua Gugus, dengan tugas :

1) Membuat rencana untuk pertemuan
2) Membangkitkan semangat kegiatan kelompok
3) Menyimpulkan
4) Menjaga kontinuitas kerja kelompok dengan cara memelihara koordinasi yang harmonis
5) Menyimpulkan hal apa yang harus dilakukan untuk pertemuan berikutnya
6) Bertanggung jawab atas catatan-catatan kegiatan kelompok yang dipimpinnya dengan menggunakan sebuah agenda (Recording & Filling) dan membuat segala sesuatunya menjadi jelas dengan menggunakan flip charts
7) Bekerja berdasarkan masalah para anggota dan kritik terhadap kelompok
8) Menjaga agar rapat-rapat berjalan dalam jalur (tata tertib) yang betul
9) Menjadi perantara utama (Key Link) antara kepentingan anggota kelompok dan atasan (manajemen).
10) Bertanggungjawab atas kekompakan kelompok.
11) Mengatur waktu secara baik serta memulai dan mengakhiri pertemuan tepat pada waktunya
12) Perlihatkan kesungguhan hati dan perhatian yang penuh terhadap proses kendali mutu

c. Anggota Gugus, dengan tugas :

1) Menghadiri semua pertemuan kelompok dan menyenangi pekerjaan
2) Mempelajari metoda statistik dalam rangka penerapan Delta (8 langkah dan 7 alat).
3) Hadir dalam setiap pertemuan tepat pada waktunya serta mengikuti peraturan tata tertib dan kebijaksanaan GKM
4) Berpartisipasi aktif dalam memecahkan masalah
5) Mempromosikan program GKM dan membantu menarik anggota baru masuk gugus
d. Pimpinan Organisasi

Peranan Pimpinan organisasi adalah sebagai pengarah yang meliputi kegiatan :
1) Memberi pengarahan kepada karyawan tentang manfaat GKM dan mempromosikan program GKM
2) Menentukan arah dan tujuan pembentukan GKM
3) Menyusun wadah organisasi dan menyiapkan sarana GKM
4) Memberikan petunjuk pelaksanaan GKM
5) Mendorong kegiatan-kegiatan GKM
6) Memilih dan mengangkat fasilitator
7) Memotivator seluruh kegiatan GKM
8) Menghadiri pertemuan dan meninjau secara tetap
9) Menjaga agar program tetap menarik dan menyenangkan bagi anggota gugus
10) Mendapatkan bahan latihan dan menambahkan bahan baru untuk mempertinggi pengetahuan/wawasan bagi para anggota GKM
11) Menilai dan memberikan hadiah dan penghargaan